Czy podejmowanie inicjatywy w pracy jest zawsze dobre? Czy to, że pracownik sam szuka sobie zajęcia, jest korzystne z punktu widzenia pracodawcy? Dziś, chciałbym zmierzyć się z kolejnym mitem, który mówi, że w pracy trzeba pracować… Ten artykuł powinien przeczytać każdy pracownik i każdy pracodawca.

Zastanów się, ile razy wykonywałeś pracę, która jest poniżej Twoich kwalifikacji? Wiesz, chodzi mi o takie typowe wykonywanie zadań, którymi ktoś inny miał się zająć, ale jakoś tak się to wszystko potoczyło, że to właśnie Ty musisz złapać za symboliczną „miotłę”.

Zastanawiałeś się kiedyś ile na takiej pracy straciła Twoja firma? A jeżeli jesteś tylko jedną z wielu osób, które każdego dnia, wykonuje coś, czym powinien się zająć ktoś inny… Czy w dłuższej perspektywie, może to nieść za sobą jakieś negatywne skutki? Ale o co tak naprawdę w tym chodzi?

Zdecydowanie chodzi o to, że wiele firm, wielu szefów, zapomina powiedzieć swoim pracownikom o tym, co mają robić, kiedy nie mogą zajmować się swoją podstawową pracą. I tak jak pisałem w ostatnim artykule, wiele problemów szukamy na zewnątrz, kiedy sedno problemu znajduje się wewnątrz organizacji.

Posłużę się tu przykładem hotelu, ale równie dobrze może to być kawiarnia, restauracja, czy jakakolwiek praca biurowa. Mechanizm działania tego problemu, jest praktycznie zawsze taki sam.

W pewnym małym, rodzinnym hotelu zatrudniona została nowa recepcjonistka. Do pełni sezonu było jeszcze kilka miesięcy, a ruch w hotelu, mówiąc delikatnie był słaby. Nowa recepcjonistka uczyła się wypełniania swoich obowiązków podczas wspólnej pracy z osobą bardziej doświadczoną, która już w tej firmie i na tym stanowisku pracuje od ponad roku.

Uczy się wypełniania swoich podstawowych obowiązków, czyli obsługi gości i sporządzania meldunków. Odbiera telefony od potencjalnych klientów, przegląda trochę już podupadły profil firmowy na Facebooku. Uczy się jak powinna informować kuchnię o przewidywanym obłożeniu hotelu i dba o kontakt z osobami sprzątającymi pokoje. Po kilku dniach jest całkowicie przygotowana do tego, aby pełnić obowiązki recepcjonistki już samodzielnie.

Została również poinformowana, że jak nie ma dla niej bieżącej pracy, to powinna sama, aktywnie szukać sobie jakiegoś zajęcia. Powinna umyć ladę, może podlać lub wymienić wodę w kwiatach. Powinna wykazać się samodzielnością i „kreatywnością”. I tu pojawia się problem. W większości firm, właśnie w tak niejasny sposób jest przekazywana informacja dla pracownika, czym powinien się zająć, kiedy nie ma bieżących obowiązków.

Nasza przykładowa recepcjonistka z werwą zaczyna realizować swoje obowiązki w pierwszych, samodzielnych dniach pracy. Zaczyna sobie coraz lepiej radzić z prowadzeniem dokumentacji i meldunkami. Nie ma jednak wiele pracy, bo do sezonu pozostało jeszcze sporo czasu.

Wszystkie obowiązki zaczyna realizować coraz szybciej, w końcu dochodzi do pewnej wprawy. Jednak szybsze i lepsze realizowanie swoich obowiązków, zaczyna być dla niej coraz trudniejsze. Przecież, za swoją pracę dostaje pieniądze i powinna coś robić – jakoś „pracować”. Jednak, gdy z bieżącymi sprawami upora się sprawnie i szybko, pozostałe godziny musi spędzić na wymyślaniu sobie zajęć.

Najpierw zaczyna od porządków w szafkach i dokumentach. Takie porządki na pewno się przydadzą. Jednak szafki i segregatory kiedyś się kończą. Problem pojawia się ponownie. Zaczyna wycierać blaty i podlewać te kwiaty. Jednak chyba nie muszę Was przekonywać, że wycieranie po raz dziesiąty czystego blatu zaczyna być frustrujące.

Przelewanie kwiatów też pomału zaczyna ją męczyć. Dochodzi do najgorszego z etapów źle zorganizowanej pracy. Zaczyna wyczekiwać na upragnioną godzinę, która zakończy jej mękę. Jednak czym bardziej oczekuje zakończenia pracy, tym bardziej ten czas jej się dłuży, wskazówka zegarka stoi prawie w miejscu. No i pojawia się to nieprzyjemne uczucie, stres związany z poczuciem obowiązku – przecież musisz tu coś robić, to jest praca.

Swoje podstawowe obowiązki, zaczyna wykonywać z mniejszym entuzjazmem. Ociąga się przy każdym zadaniu, w końcu, jeżeli coś będzie robiła dłużej, to chociaż będzie miała jakieś zajęcie. Nie jest już taka miła dla gości, ponieważ czuje się znudzona i zmęczona swoją pracą.

Przecież na rozmowie rekrutacyjnej mówiła o tym, że jest samodzielna i chętnie podejmuje inicjatywę. Mówiła też, że jest ambitna i chce się rozwijać. Jednak w tym przypadku, nie chodzi o jej predyspozycje, chodzi o środowisko, w którym przebywa.

Jej obecne stanowisko pracy przypomina trochę wyjałowioną ziemię, na którym nawet najlepsze ziarno będzie miało trudności, żeby urosnąć. Jak możemy jej pomóc?

Nie wiem czy wiecie, w jaki sposób rośnie palma kokosowa. Mówiąc w wielkim uproszczeniu, chodzi o to, że palma rośnie bardzo długo w dół, czyli musi się mocno ukorzenić, aby móc rosnąć w górę.

Musi przygotować sobie odpowiednie „fundamenty”, które pozwolą na jej stabilny rozwój. Kiedy już etap obrastania w dół i ukorzeniania się ma za sobą, w bardzo szybkim tempie zaczyna rosnąć w górę. Pomyślmy, co by było, jakby najpierw rosła w górę, bez odpowiedniego przygotowania?

Po prostu w pewnym momencie by się przewróciła, nawet przy najmniejszym wietrze. Nie miała by „zaplecza”, które pozwoliłoby jej przetrwać. Tak samo jest również z pracownikami. Trzeba mu przygotować nie tylko odpowiednie stanowisko pracy, ale zadbać również o jego przygotowanie i rozwój.

Musimy zadbać najpierw o to, aby zbudował swoje solidne fundamenty, a dopiero później możemy oczekiwać od niego wzrostu, czyli samodzielności i kreatywności. To w naszym interesie jest, żeby nasz pracownik rozwijał się i zaczął przejmować inicjatywę.

Musimy najpierw przeanalizować, czym zajmowała się nasza recepcjonistka w momencie, kiedy nie miała do wykonania swoich podstawowych obowiązków. Podlewanie kwiatów, wycieranie blatu, może nawet mycie okien itd.

Są to wszystkie, bardzo proste czynności, które powinien wykonać ktoś inny. Jeżeli nasza recepcjonistka, będzie wykonywała pracę osób, które sprzątają w naszym obiekcie, to czym będą zajmowały się te osoby, w momencie, kiedy nie będą miały do wykonania swoich bieżących obowiązków?

To tak jak by prezes wielkiej firmy stwierdził, że od dziś wykonuje wszelkie obowiązki związane z dostawą towaru. To się po prostu nie opłaca z jednego prostego powodu, marnujemy takim działaniem potencjał naszych pracowników.

Jednak jak ten problem rozwiązać i czym powinna się zająć nasza recepcjonistka w momencie, kiedy nie ma swojej bieżącej pracy? Muszę uprzedzić, że rozwiązanie jakie tu podaję, może być szokiem dla wielu pracodawców.

Kiedy o tym mówię i przekonuje, że to działa, na początku, prawie zawsze spotykam się z wielkim zdziwieniem, a czasem ze złością. Uprzedzałem i jeżeli chcecie czytać dalej, robicie to już na własne ryzyko. Odpowiedzią na ten problem jest edukacja.

Naszym zadaniem, jako pracodawców, jest przygotować stanowisko pracy tak, aby nasz pracownik w każdej wolnej chwili mógł się dokształcać. Pracodawcy w tym momencie najczęściej pytają: to co ja mam płacić pracownikom za to, że siedzą i się uczą? No, nie do końca o to chodzi. Nie za to, że się CZEGOŚ uczą, a za to, że się UCZĄ tego, czego ja, jako pracodawca chcę, aby się nauczyli.

Mówiąc prościej, to ja im przygotowuje zakres materiałów, którym mogą się zająć. Głównym problemem tego podejścia jest po prostu nie zrozumienie celu takiego działania. Jest to problem, który bierze się przede wszystkim z tego, że kierujemy się myśleniem w krótkiej perspektywie czasowej, zamiast patrzeć na konsekwencję w przyszłości. Pokarzę to na przykładzie.

Nasza recepcjonistka, jak już wspominałem, jest ambitna i chciała się rozwijać. Czyszczenie blatów i podlewanie kwiatków, jest zdecydowanie poniżej jej kwalifikacji. Zastanówmy się jakie korzyści miałby pracodawca, jeżeli nasza recepcjonistka nauczyłaby się w odpowiedni sposób komunikować z klientami przez Facebooka?

Nasza recepcjonistka przychodząc do pracy na tym stanowisku, nie musiała wykazać się znajomościom technik związanych z marketingiem internetowym. Nie była to umiejętność konieczna i wymagana. Jednak my jako pracodawcy, możemy z niej zrobić specjalistkę od takiej komunikacji, w naszej firmie. Możemy to nazwać wykorzystaniem potencjału drzemiącego w naszej firmie i w naszych pracownikach.

Rozpatrując to w kategoriach zysków krótko i długoterminowych, może wyglądać to następująco. W krótkiej perspektywie, nie ma nic ważniejszego niż podlane kwiatki i czysty blat, ponieważ widzą to klienci. Jednak patrząc na to w dłuższej perspektywie, możemy zdać sobie sprawę, że klientów ma obecnie aż tak dużo i w zupełności wystarczy, jeżeli blat zostanie umyty przez panią sprzątającą.

W długiej perspektywie rozwój umiejętności marketingowych naszej recepcjonistki, może wpłynąć na sposób w jaki pozyskujemy klientów. Pamiętacie ten zapuszczony Fanpage naszej firmy, o którym mówiłem wcześniej? To właśnie nim może się zająć nasza recepcjonistka, ponieważ zdobywając nową wiedzę, zacznie dostrzegać braki w funkcjonowaniu firmy.

To dokładnie działa tak samo jak w metaforze z rosnącą palmą. Najpierw stwarzamy możliwości do zbudowania fundamentów, zapuszczenia korzeni i poznania firmy, a później oczekujemy inicjatywy ze strony pracownika.

W dłuższej perspektywie, płacenie za edukację naszych pracowników jest jednym z najlepszych sposobów na inwestycję. Jeżeli mądrze przygotujemy procedury w firmie, mamy szansę stworzyć grupę wewnętrznych specjalistów w firmie. Co ostatecznie pozwoli nam zrezygnować z firm zewnętrznych.

Bo swoją drogą uważam, że małe firmy, z małymi budżetami, które próbują posiłkować się zewnętrznymi doradcami ze świata marketingu, zaczynają popadać w pewne schematy, które po prostu nie działają. Nikt nie zna lepiej naszej firmy niż my sami, więc nauczmy się o tym mówić i to pokazywać na zewnątrz.

Małe firmy z małym budżetem dostają od takich specjalistów, najczęściej pewne gotowe rozwiązania, które są powielane od firmy, do firmy. A to, czyni z naszego biznesu kolejnego klona, który nie ma nic ciekawego do zaoferowania swoim klientom. Ale to tak tylko na marginesie.

W tym momencie zazwyczaj pojawia się pytanie: ale jak to zrobić? Muszę przyznać, że jest to coraz prostsze, dzięki temu że mamy dostęp do wiedzy na światowym poziomie, za przysłowiowe grosze.

Mamy wiele ciekawych książek, artykułów, podcastów i czasopism. A ostatnio mamy ogromny bum na specjalnie przygotowywane kursy online z danej tematyki. Tu nie chodzi o to skąd wziąć wiedzę. Chodzi tu raczej o to, aby zmienić myślenie naszych pracowników i wytłumaczyć im sens naszych działań.

Chodzi o stworzenie procedur, które ułatwią naukę. Może to być przykładowo wewnętrzna baza materiałów, do której dana grupa pracowników ma dostęp w momencie, kiedy nie ma do wykonania swoich podstawowych obowiązków. Trzeba wyrobić w pracownikach nawyk, żeby robili to, co opłaca się w dłuższej perspektywie.

Czyli zamiast, maglowanego tu podlewania kwiatka, żeby przeczytali artykuł na temat poprawnego wysyłania maili do klientów. W dłuższej perspektywie rozwój zawsze jest bardziej opłacalny, niż wykonywanie czynności poniżej kompetencji danej osoby.

Dostarczanie nowej wiedzy zapewni nam chęć do rozwoju pracowników. Nie musimy ich bowiem wysyłać co tydzień na drogie szkolenia. Musimy stworzyć im ekosystem, z którego chętnie i w łatwy sposób będą korzystać.

Pomyślmy tylko o możliwościach, jakie daje nam takie podejście. Jako pracodawcy, możemy mieć dostęp do statystyk związanych z tym, kto jakimi tematami się interesuje – czego uczą się poszczególni pracownicy. Dzięki takim statystykom, możemy zacząć w zupełnie inny sposób myśleć o zespole.

Kiedy będą pojawiały się nowe wyzwania, nasi pracownicy będą do nich przygotowani. Zamiast wydawać pieniądze na zewnętrzne firmy doradcze, możemy przyznać naszemu pracownikowi premię, za to, że wykonał zadanie, które nie należało do jego obowiązków. Zaletą takiego podejścia jest szybkość działania.

Takiemu pracownikowi nie będzie trzeba opowiadać o naszej firmie. On już zdążył się w niej zakorzenić i ją poznać. Dodatkowo zyskamy tu na szczerości w komunikowaniu prawdziwego oblicza naszej firmy. Często dla doradców zewnętrznych, opowiadamy bajeczki o tym, jak chcielibyśmy żeby nasza firma wyglądała.

Zapominamy, że to właśnie na bazie takiej bajeczki, powstaje później usługa, z której najczęściej jesteśmy nie zadowoleni, bo czujemy, że jest to powieść o jakiejś obcej nam firmie. Pamiętajmy, że szybkość pewnych działań jest gwarancją sukcesu w wielu kwestiach. A często łączy się to z kosztami.

Tak więc jest to właśnie taki bilans zysków i strat. Jest to walka z krótkowzrocznością. Blat i kwiatki to tylko pewne przerysowane uogólnienie. A w hotelu i przykładowej recepcjonistce, pewnie wielu z Was może odnaleźć własne firmy i własne stanowiska pracy.

To właśnie dzięki odpowiednim procedurom, albo odpowiedniej kulturze organizacyjnej (o której napiszę już niebawem) zyskamy dostęp do naszych wewnętrznych zasobów, które do tej pory traktowaliśmy po macoszemu.

Inwestujmy w pracowników, stwarzajmy im możliwości, aby poznali naszą firmę lepiej, a dopiero później oczekujmy od nich samodzielności, kreatywności i szukania sobie własnej drogi. Jako pracownicy, starajmy się uświadomić naszych przełożonych, że można inaczej, że istnieją inne sposoby.

W przeciwnym przypadku, nadal będziemy spoglądać na niewdzięczną wskazówkę zegara, która coraz wolniej i wolniej odmierza czas, który marnujemy na bezsensowne czynności.

Możemy być pewni, że szafki do porządkowania się skończą, a wykonywanie zadań poniżej naszych kwalifikacji wpędzi nas w „depresję”. Czas zmienić to już teraz, kiedy jeszcze mamy na to siły, zapał i chęci…

Pozdrawiam,
Patryk Wójcik