Doba nie jest z gumy i nawet najlepsze techniki zarządzania czasem, nie są w stanie jej wydłużyć. Oszukujemy się, że każdego dnia możemy być jeszcze bardziej produktywni. Tak naprawdę sukcesu nie osiągają ludzie, którzy pracują bardzo dużo. Sukces osiągają osoby, które pracują w odpowiedni sposób i skupiają się wyłącznie na właściwych rzeczach. Chcesz wiedzieć dlaczego?

Brzytwa Ockhama i iluzja zarządzania swoim czasem.

Na próżno robić więcej, jeżeli można osiągnąć to samo robiąc mniej. – Wiliam Ockham (1300 – 1350).

Zastanów się nad swoim typowym dniem pracy. Jak on wygląda? O której wstajesz i ile czasu przeznaczasz na „rozgrzewkę przed pracą”? Mówiąc o rozgrzewce mam na myśli poranną kawę, czytanie prasy, przeglądanie portali w internecie, albo zwykłe skrolowanie Facebooka. Każdy z nas ma swój poranny rytuał. Ile czasu zajmuje Ci Twoja rozgrzewka i zabranie się do pracy?

Zacząłem się nad tym zastanawiać, kiedy szczerze przyjrzałem się swoim biznesowym osiągnięciom. Od wielu miesięcy wstaję o 6:00 przez 6 dni w tygodniu. Pracuję z przerwami do ok. 19 lub 20 każdego dnia. To bardzo długo. Zdecydowanie za długo, jeżeli szczerze przyznam się do własnych osiągnięć. Zaczynam więc wprowadzać drobne zmiany. Zamiast standardowej rozgrzewki przed pracą, zacząłem chodzić na spacery do lasu (możesz przeczytać o tym więcej w artykule: Czego przedsiębiorcy mogą się nauczyć od drzew?).

Wiem ile taka rozgrzewka może pochłonąć nam czasu. Najgorsze jest jednak to, że potrafimy w taki sposób spędzić cały dzień. Ciągle się czymś „zajmujemy”, ale niewiele z tego wynika. Czy masz do dyspozycji 5, 8 czy 15 godzin na pracę, jestem pewien, że potrafisz wypełnić ten czas po brzegi. Ba, jestem pewien, że zabraknie Ci tego czasu.

Czy można sobie z tym poradzić? Jak sprawić, żeby czas przestał przepływać nam przez palce? Jak podejść do tego w mądry sposób, bez tony niepotrzebnych aplikacji i systemów, które mają nam pomóc w zwykłym organizowaniu swojego dnia pracy? Jedyną sprawdzoną receptą jest ELIMINACJA.

Trudna sztuka eliminacji.

Proklos Ateńczyk, znany grecki filozof, zasłynął z powiedzenia: „posągi powstają przez odejmowanie”. Mogłeś słyszeć to zdanie w bardziej nowoczesnej wersji. Papież wypytywał Michała Anioła o sekret jego geniuszu artystycznego. Najbardziej ciekawiło go to, w jaki sposób Michał Anioł wyrzeźbił majestatyczny posąg Dawida. Na odpowiedź Michała Anioła nie trzeba było długo czekać. Stwierdził, że to bardzo proste. Wystarczyło „usunąć wszystko to co nie było Dawidem” i rzeźba była gotowa.

Jest to klucz do zrozumienia siły eliminacji. Zamiast słuchać dobrych rad, które mówią nam co powinniśmy zrobić, lepiej skupić się na radach, które mówią czego robić nie należy. Dzięki systematycznej eliminacji zbędnych i nic nie znaczących zadań, zyskamy więcej czasu na to co jest naprawdę ważne. Jednak zanim do tego przejdziemy, zastanówmy się nad różnicą między skutecznością a wydajnością.

Jestem skuteczny czy wydajny? Oto jest pytanie…

Skuteczność to nic innego, jak robienie wyłącznie tych rzeczy, które przybliżają nas do osiągnięcia wyznaczonego celu. Natomiast wydajność, to wykonywanie każdego zadania (ważnego i błahego) w sposób najbardziej ekonomiczny. Jeżeli mówimy o poprawie wydajności jakiegoś systemu, mamy najczęściej na myśli, że dzięki zastosowaniu jakiejś techniki, możemy wykonać dane zadanie szybciej, taniej lub przy udziale mniejszej ilości pracowników.

Wydajność wiąże się z oszczędzaniem. Co się stanie w przypadku, w którym zaczniemy zwiększać wydajność działań, które i tak nie mają większego znaczenia? Czy jeżeli zaczniesz myśleć o różnych sposobach na zwiększenie swojej produktywności, to nie skupiają się one właśnie na poprawie wydajności w kwestiach, które nie są zbyt wiele warte?

Na tym właśnie polega mit produktywności. Skupiamy zbyt dużą uwagę na poprawę wydajności, zamiast skupić się na tym co naprawdę ważne. Zamiast optymalizować swoje działania i zwiększać ich wydajność, skup się na poprawie swojej skuteczności. Wydaje Ci się to zbyt proste?

Zastanów się chwilę nad tym, w jaki sposób starasz się zarządzać swoim czasem? Jeżeli skupiasz się na nauce skomplikowanych systemów, próbujesz wprowadzić w swoje życie szereg zasad. Dzięki nim jesteś w stanie zaoszczędzić kilka minut w ciągu godziny. Skupiasz się więc wyłącznie na poprawie swojej wydajności.

Jednak musisz zrozumieć, że nawet najbardziej wydajne wykonywanie błahych spraw, nie przybliży Cię do osiągnięcia sukcesu. Dlatego zamiast skupiać się na wyciśnięciu maksimum z każdej swojej godziny, skup się na tym, aby wyeliminować wszystko, co nie prowadzi Cię do osiągnięcia celu. W drodze do eliminacji pomoże Ci słynna zasada Pareto.

 

Zasada Pareto, czyli słynna proporcja 80/20.

Nie zagłębiając się zbytnio w szczegóły, zasada Pareto (inaczej prawo Pareto), mówi o tym, że 80% bogactwa przypada 20% ludności. Podobnie 80% zysków Twojej firmy, jest generowana przez 20% Twoich klientów. A mówiąc bardziej ogólnie, 80% skutków jest wynikiem 20% przyczyn. Proste prawda?

Jednak, czy eliminowanie wszystkiego, co nie przynosi Ci większych korzyści, może być naprawdę takie łatwe? Zastanów się przez chwilę nad tym, które 20% czynności wykonywanych w każdym tygodniu Twojej pracy, przynosi dla Ciebie większość efektów? Jeżeli już wybierzesz najważniejsze z tych czynności, zastanów się na co poświęcasz 80% swojego czasu.

Podpowiem Ci trochę, bo sam się nad tym długo zastanawiałem. Najczęściej marnujemy swój czas na ciągłe sprawdzanie poczty email. Druga sprawa to uczestniczenie w spotkaniach, które niczego nie wnoszą. Trzecia, to długie rozmowy telefoniczne, które nie mają większego sensu i określonego celu. Nie mówię tu już o godzinach, które spędzamy na skrolowaniu Facebooka i czytaniu pierdół w internecie.

Czas przepływa nam przez palce, bo sami na to pozwalamy. Wierzę tylko w proste systemy do zarządzania czasem. Jeżeli Twój sposób na poprawę wydajności ma całą listę wymogów i reguł, uważam, że jest to system bezużyteczny. Samo zastanawianie się nad tym, czy powinieneś danego maila wrzucić do folderu A czy B, może pochłonąć Ci mnóstwo czasu.

Możesz się ze mną nie zgadzać. W końcu zapłaciłeś sporo pieniędzy, żeby się tego wszystkiego nauczyć. Uważam jednak, że prędzej czy później, zrezygnujesz z techniki zarządzania swoim czasem, która nie jest dla Ciebie naturalna. Sekretem skuteczności jest eliminacja i powinieneś skupić wyłącznie na tym.

ELIMINACJA to jedyna słuszna droga.

Doskonałość nie polega na tym, że nie można już nic dodać, ale na tym, że nie można nic ująć. – Antoine de Saint-Exupéry

Wróćmy jeszcze na chwilę do tego, jak powstają rzeźby. Z wielkiego głazu trzeba odjąć wszystko to co jest zbędne, aby uzyskać upragniony wzór. Rzeźba powstaje w drodze eliminacji. Dlaczego my działamy zupełnie odwrotnie?

Staramy się upchać w nasze kalendarze jeszcze więcej bezsensownych zadań. Skupiamy się na byciu zajętym, zamiast zrobić to co do nas należy i zająć się czymś przyjemnym. Pracujemy po 12 godzin dziennie, co w dłuższej perspektywie zrujnuje nam życie.

Zrozumiałem to teraz i od dziś zaczynam proces eliminacji. Postaram się wyciąć wszystko, co pochłania mi czas, a jest ważne dla osiągnięcia mojego celu. Nie będę starał się już być zajęty. Człowiek sukcesu ma czas na to, aby się ponudzić i pomyśleć. My natomiast, ludzie żyjący w kołowrotkach, mamy jedynie czas na to, aby być „zajęci”.

Eliminacja nie jest prosta, ale jeżeli się nad tym chwilę zastanowisz, nie masz innego wyjścia. Długo jeszcze wytrzymasz, żyjąc w taki sposób jak do tej pory? Ja już mam dość, dlatego chcę znaleźć inną drogę. Zacznę eliminować wszystko, co jest tylko pozorną pracą, a w gruncie rzeczy jest tylko marnowaniem czasu.

Wnioski?

Zarządzanie czasem to mit. Skupiamy się na poprawie wydajności tego, co nie musi być wydajne. Zamiast zadbać o swoją skuteczność, wypracowujemy skomplikowane systemy na to, aby wyrzucić śmieci 2 minuty szybciej niż zwykle. Skupiamy się na błahostkach i pierdołach, zapominając o tym, co jest naprawdę ważne.

Drogą eliminacji możemy uwolnić swój czas. Wystarczy, że skupimy się na 20% rzeczy, które są naprawdę ważne. Zaoszczędzony w ten sposób czas, poświęć na coś przyjemnego. Spędź trochę czasu z rodziną. Poświęć swój czas dla kogoś bliskiego. Nie staraj się ciągle optymalizować wszystkiego i zwiększać własną wydajność.

Pomyśl tak na zdrowy rozsądek, czy to co obecnie robisz, jest naprawdę ważne? Zadawaj sobie to pytanie w ciągu dnia. Możesz się również zastanawiać, czy jesteś dumny z tego, co robisz właśnie w tej chwili?

Zarządzanie czasem, którego jedynym celem jest zwiększenie wydajności w każdej sferze życia, jest obecnie bardzo modne. Jednak jak każda moda w pewnym momencie przeminie. Zastąpi ją inny trend, który będzie nam kazał zwracać uwagę na coś zupełnie innego.

Bądź ze sobą szczery i zacznij eliminację. Ostrym cięciem brzytwy odetnij wszystko, co nie jest dla Ciebie naprawdę istotne. Po co robić więcej, skoro te same rezultaty można osiągnąć mniejszą ilością pracy? Wolę być leniwy, ale iść do przodu. Nie chcę już udawać, że jestem zapracowany i zabiegany. Sukces osiągną Ci, którzy będą potrafili eliminować. Tego Ci właśnie życzę.

Co właśnie dziś skreślisz ze swojego życia?

Pozdrawiam,

Patryk Wójcik – psycholog pracujący w biznesie.

3 KOMENTARZE

  1. Cześć Patryk.
    Jestem pod wrażeniem Twojego wpisu. Czytając go widać, że sporo pracy włożyłeś w to aby być bardziej efektywnym i super, że dzielisz się tą wiedzą z innymi.
    Czekam na Twojego kolejne wpisy. Piona!

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here