Istnieje wiele metod zwiększających produktywność, które pomagają w lepszym zarządzaniu swoim czasem. Problem z tymi metodami jest taki, że trzeba się ich nauczyć i wypracować sobie nawyk ich stosowania. Nie jest to łatwe i wiele osób szybko się zniechęca. Istnieje jednak jedna bardzo prosta metoda, która pozwala zwiększyć produktywność od pierwszego dnia stosowania. Chcesz ją poznać?

Ustalanie priorytetów jest dla większości z nas trudne

Brian Tracy w artykule „How To Prioritize Tasks With A To-Do List” twierdzi, że aż 85% Amerykanów nie jest zadowolonych ze swoich umiejętności wyznaczania priorytetów. Te wyniki są zgodne z moimi obserwacjami i doświadczeniami. Kiedy pracuję z osobami, które chcą zwiększyć skuteczność swojego działania, temat priorytetów jest dla nich najczęściej bardzo trudny.

Ludzie mają problem z ustalaniem priorytetów, ponieważ nie rozróżniają dwóch całkowicie odmiennych sposobów działania. Pierwszy sposób to działanie reaktywne, które jest bliskie większości z nas. W działaniu reaktywnym kierujemy się potrzebą chwili. Skupiamy się wyłącznie nad sprawami bieżącymi i gasimy wszystkie pojawiające się pożary.

Jak to wygląda w praktyce? Zazwyczaj tak, że ktoś z naszych współpracowników albo przełożonych wrzuca nam jakieś zadanie (najczęściej niechciane), a my musimy się nim bezwzględnie zająć. I tak całe dnie pracujemy nad zadaniami bieżącymi, tracąc z oczu to, co najważniejsze, czyli ogólny sens tego, co robimy. To ktoś inny ustala nam plan dnia i zupełnie oddajemy mu nad tym kontrolę.

Drugi sposób to działanie aktywne, czyli podążanie do ściśle określonego celu. To właśnie w działaniu aktywnym kierujemy się priorytetami, bo dokładnie wiemy, co mamy zrobić. Działanie aktywne wymaga jednak wzięcia odpowiedzialności za swój dzień pracy i uodpornienie się na zadania, które spływają do nas od innych. Trzeba dużej asertywności, aby nie dać się namówić na realizację kolejnej niechcianej „wrzutki”.

Niestety większość z nas stale działa w trybie reaktywnym, dlatego sama myśl o ustalaniu priorytetów nas przeraża. Świetnie określił to Jacek Walkiewicz, który nazwał taki tryb działania „pożarem w burdelu”, co oznacza, że każdy w firmie biega i krzyczy, ale nikt tak naprawdę nie wie po co.

Wyrzuć ze swojej głowy wszystko, co masz do zrobienia!

Aby nauczyć się ustalać priorytety, trzeba zdać sobie sprawę z różnicy między trybem reaktywnym i aktywnym. Później trzeba w końcu uwolnić się od zadań, które stale zalegają w naszej głowie. Nie ma sensu ciągle się zadręczać, że czegoś zapomnieliśmy. Trzymanie wszystkich zadań w głowie, to najlepszy sposób na wypalenie i ciągłą frustrację w pracy.

Jeżeli chcesz stworzyć swoją pierwszą listę zadań i nauczyć się wyznaczać priorytety, musisz zacząć od spisania wszystkich zadań, które obecnie masz do zrobienia. Te zadania są związane ze wszystkimi projektami, które właśnie realizujesz.

Możesz przygotować taką listę tylko do zadań związanych z pracą, ale zachęcam Cię do szerszego podejścia. Wypisz na swoją listę wszystko, co masz do zrobienia w różnych obszarach swojego życia. Niech to będą zadania związane z pracą, czasem wolny, obowiązkami domowymi i rzeczami, które obiecałeś rodzinie i znajomym.

Wyrzuć to z siebie i uwolnij się od ciągłego poczucia, że masz tyle na głowie (tyle do zrobienia). Osoby, które nie mają listy zadań i trzymają wszystko we własnej głowie czują, że ciągle za czymś gonią, ale końca tego wyścigu nie widać. To może być naprawdę męczące.

Pierwsza lista, na której spiszesz wszystkie zalegające zadania, powinna być chaotyczna i całkowicie nieuporządkowana. Osoby, które od razu chcą układać taką listę zgodnie z priorytetami (ważnością zadań), ponoszą najczęściej porażkę, bo jest to zbyt trudne zadanie dla kogoś, kto nie ma doświadczenia.

Twoja pierwsza lista to taki worek z zadaniami, które masz do zrobienia. Pooglądaj go przez chwile. Czy wielkość Twojego worka z zadaniami Cię zaskakuje? Czy sądziłeś, że masz tak dużo do zrobienia? A może zaskoczyłeś się przeciwnie i uważasz, że wcale nie jest tego tak wiele?

Nie ma jednej listy zadań

Może Cię to zaskoczy, ale nie ma jednej listy zadań. Jeżeli chcesz, żeby ten sposób pracy sprawdził się w Twoim przypadku, musisz dokładnie ustalić liczbę list, których potrzebujesz.

Warto zainwestować czas w przygotowanie odpowiednio dopasowanych list do własnych potrzeb, ponieważ jak mówi Brian Tracy, każda minuta spędzona na planowaniu, pozwala nam zaoszczędzić nawet dziesięć minut podczas wykonywania zadania.

Ja swoje listy zadań do zrobienia wprowadzam od razu do programu Nozbe. W ten sposób zawsze mam je pod ręką i mogę skupić się na zadaniach, które mam do wykonania danego dnia. Na swoim przykładzie pokażę Ci, jakich list używam, aby zwiększyć swoją produktywność. Mam trzy takie listy, które sprawdzaj się dla mnie znakomicie.

Główna lista zadań (perspektywa długoterminowa)

Główna lista zadań powstaje w momencie, kiedy zaczynasz układać zadania od najważniejszego do najmniej ważnego ze swojej chaotycznej listy (worek z zadaniami). Możesz też pogrupować swoją główną listę na kategorię i projekty.

Moimi przykładowymi kategoriami są: zadania związane z prowadzeniem firmy, obowiązki domowe (zakupy, sprzątanie, gotowanie), czas dla samego siebie, czas wolny z Żoną, czas dla rodziny, czas dla znajomych.

Podam Ci też kilka przykładowych projektów, które realizuje w poszczególnych kategoriach. Projekty w kategorii „zadania związane z prowadzeniem firmy” to prowadzenie bloga, wysyłanie ofert do klientów biznesowych, projektowanie szkoleń, konsultacje indywidualne oraz zbieranie materiałów na książkę.

Projekty w kategorii „czas wolny z Żoną” dzielę na różne okresy, czyli mamy tu projekt wspólne wakacje, sposoby spędzania czasu w najbliższy weekend, a także wyjazdy związane z uroczystościami rodzinnymi (np. urodziny Teścia).

Na liście głównej mam wszystko, co powinienem zrobić. Zadania są tam ułożone w odpowiedniej kolejności, abym wiedział jakie zadania powinienem realizować najszybciej. W Nozbe bardzo łatwo się tworzy takie listy zadań i można łatwo je podzielić na potrzebne kategorie. Jednak sama główna lista zadań to nie wszystko. Trzeba dokładnie wiedzieć, czym powinniśmy się zajmować w danym dniu.

Lista zadań na dany dzień (perspektywa krótkoterminowa)

Moim zdaniem nie ma sensu patrzeć przez cały dzień na główną listę zadań, która jest długa i można mieć wrażenie, że zadania nigdy się nie skończą. To naturalnie może na nas wpływać demotywująco, dlatego lepiej przygotować sobie listę zadań na dany dzień.

Jeżeli masz już główną listę ułożoną zgodnie z priorytetami (ważność zadania), to przygotowanie listy na poszczególny dzień, jest banalnie proste. Po prostu wybierasz z głównej listy kluczowe zadania, którymi zajmiesz się dzisiejszego dnia i widzisz tylko te zadania. Kolejny raz przychodzi nam z pomocą Nozbe, bo w tym programie jest to bardzo proste.

Tworzenie listy zadań na każdy dzień nie jest żadną filozofią. Nie ma co tego komplikować i teoretyzować. Warto się jedynie zastanowić, czy wolisz tworzyć taką listę z samego rana, czy dzień wcześniej pod koniec pracy. Ludzie mają różne preferencje i warto to przemyśleć.

Ja wolę tworzyć listę zadań z samego rana, aby mieć dokładny obraz tego, czym będę się zajmował danego dnia. Jednak Briana Tracy uważa, że lepiej tworzyć listę zadań wieczorem, aby z samego rana od razu zabrać się do pracy. Pamiętaj jednak, że wszystko zależy od Twoich osobowościowych preferencji, które powinieneś dobrze poznać, żeby działać naprawdę skutecznie.

Lista rozpraszaczy – klucz do produktywności

Trzecia lista jest bardzo zaskakująca, bo nazywam ją listą rozpraszaczy. Znam niewiele osób, które ją stosują, a ta lista potrafi błyskawicznie podnieść naszą produktywność. Zasady działania listy rozpraszaczy są proste, bo wpisujesz na nią wszystko, co w danym momencie może wybić Cię z rytmu pracy.

Wpisujesz na listę rozpraszaczy własne myśli, pomysły i inspiracje, które właśnie przychodzą Ci do głowy. Jeżeli zajmiesz się nimi od razu, to wybijesz się ze stanu pełnego skupienia na pracy i stracisz swój rytm. Zapisz wszystko, co Cię korci, aby sprawdzić to w tym momencie. Wyrób sobie nawyk zapisywania własnych myśli na listę rozpraszaczy, a zobaczysz, że szybko wpłynie to pozytywnie na Twoją produktywność.

Na listę rozpraszaczy wpisujesz również wszystkie wrzutki, które dostajesz od współpracowników. Niech ta lista wypełnia się zadaniami, które pochodzą z reaktywnego sposobu działania. Sekret produktywności Briana Tracy polega właśnie na tym, że bezwzględnie musisz skupić się na realizacji swoich zadań priorytetowych.

Nic nie może się liczyć do momentu, aż z Twojej listy zadań na konkretny dzień nie znikną wszystkie zadania. Dopiero po odhaczeniu ostatniego zadania z listy dziennej, możesz przejść do przeanalizowania listy rozpraszaczy. W ten sposób nauczysz się skupiać na zadaniach, które są ważne w długiej perspektywie, a nie będziesz tylko poświęcał swojego czasu na gaszenie pożarów i załatwianie spraw bieżących.

Sekret produktywności Briana Tracy

W sekrecie produktywności Briana Tracy nie ma niczego magicznego. Opiera się on wyłącznie na systematyczności. Jeżeli chcesz lepiej zarządzać swoim czasem i być ogólnie bardziej efektywny, musisz nauczyć się pracować z listą zadań. Bez listy będziesz za często ulegał działaniom reaktywnym, co jest najczęściej stratą czasu.

Briana Tracy mówi, że kiedy nauczysz się już pracować z listą zadań i zaczniesz ustalać priorytety, możesz zwiększyć swoją produktywność i wydajność nawet o 25% i to w bardzo szybkim czasie. Praca z listą zadań nie jest trudna. Najtrudniej zmusić się do wykonania pierwszego kroku, aby przygotować swoją pierwszą chaotyczną listę (worek z zadaniami). Później będzie już łatwiej.

Praca z listą zadań jest najlepszym sposobem na wprowadzenie do swojego życia nawyku działania w trybie aktywnym. Pomoże Ci w tym również lista rozpraszaczy, która pozwoli Ci się skupić na tym, co naprawdę ważne w danym momencie. W ten sposób utrzymasz swój rytm pracy i będziesz skuteczniejszy w działaniu. W ten sposób będziesz się trzymał swoich priorytetów.

Już dziś podejmij decyzję, czy chcesz pracować z listą zadań, aby odnieść większe sukcesy w życiu? Czy może nadal będziesz działał w trybie reaktywnym, który nie pozwoli Ci się wybić ponad przeciętność? Decyzja zawsze należy wyłącznie do Ciebie.

Pozdrawiam,

Patryk Wójcik – psycholog pracujący w biznesie, autor książek „Jak pracować zdalnie i nie zwariować”

1 KOMENTARZ

  1. Cele krótkoterminowe są baaardzo wazne, ale to te długoterminowe nadają nam sens i zapewniają odpowiednią motywację od dążenia dzień po dniu do celu 🙂 bardzo fajny wpis na temat listy zadań i produktywności, zgadzam się z nim w pełni 🙂 Pozdrawiam, Ilona 🙂

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here